CONFIDENTIALITÉ
Politique de confidentialité des renseignements personnels
Préambule
La présente politique de confidentialité des renseignements personnels (ci-après : « la présente politique ») s’applique au site Internet www.monnotaire.ca de Me Martin RICARD notaire, ainsi qu’à l’ensemble des informations confidentielles recueillies par notre étude notariale, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, de même qu’à toute autre loi ou tout autre règlement applicable.
Dans la présente politique, les termes « nous », « notre » et « nos » désignent notre étude notariale (Me Martin Ricard, notaire), de même que son siège social.
Par la présente politique, nous décrivons nos pratiques en matière de traitement des renseignements personnels, dont leur cueillette, leur utilisation, leur divulgation et leur conservation, par l’entremise de notre site Internet ou par différents moyens de communication (téléphone, Internet, télécopieur ou autres).
Nous recueillons, utilisons, divulguons et conservons différents renseignements personnels, conformément au Code civil du Québec et à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, tout en veillant à la confidentialité desdits renseignements.
Notre engagement
Au sein de notre étude notariale, nos activités sont fondées sur une relation étroite entre le notaire, le personnel de soutien et les clients.
Notre étude offre des services juridiques, et, dans le cadre de ces services et de la réalisation d’une prestation de service, les clients confient des renseignements personnels confidentiels.
Il est essentiel pour nous de maintenir cette confiance et de préserver la sécurité des renseignements personnels partagés dans le cadre de cette relation.
Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?
Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique (un individu) et qui permettent de l’identifier, lesquels sont confidentiels, notamment, mais non limitativement, la date de naissance, le numéro d’assurance sociale et le numéro de permis de conduire. Sauf exception, ils ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée.
Notre engagement à l’égard de la confidentialité
Nous nous faisons un devoir de respecter la vie privée. Ainsi, nous prenons les moyens nécessaires pour préserver la confidentialité des renseignements personnels que nous avons en notre possession.
En consultant ou en utilisant notre site Internet et en communiquant avec nous, vous consentez à ce que vos renseignements personnels soient recueillis, utilisés, divulgués et conservés conformément à la présente politique.
Renseignements personnels recueillis
Nous sommes amenés à recueillir des renseignements personnels dans divers contextes, tels que la gestion des dossiers, la réalisation de prestations de services, les rencontres professionnelles, les visites dans nos locaux, ainsi que lors de l’utilisation de notre site Internet.
Les renseignements personnels proviennent des informations que vous fournissez via des formulaires et/ou des demandes de renseignements, ou encore de renseignements collectés via des documents, que ce soit sous forme électronique ou papier.
Nous collectons uniquement les renseignements nécessaires à nos activités et mettons en place des mesures de protection dès la réception de ces renseignements. De plus, nous ne recueillons que les informations pertinentes, appropriées et limitées aux fins pour lesquelles elles sont traitées.
Plus particulièrement, nous ne recueillons que les informations nécessaires pour exécuter les tâches nécessaires dans le cadre de l’exécution de la prestation de service convenue.
Ces informations peuvent être mises à jour lors de communications verbales ou électroniques, ou lors de rencontres avec nous.
Les renseignements personnels qui concernent des individus spécifiques sont confidentiels. En général, ils ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée, sauf lorsque la loi le permet ou l’exige.
Ces renseignements peuvent inclure, entre autres :
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Nom, prénom ;
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Occupation ;
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Certificat de naissance / décès ;
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Pièces d’identité ;
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Numéro d’assurance sociale ;
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Numéro d’assurance maladie ;
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État civil / contrat de mariage / jugement de divorce ;
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Adresse de domicile ;
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Adresses électroniques ;
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Numéros de téléphone et de télécopieur ;
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Revenu / dépenses ;
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Nom de l’avocat ;
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Nom du conseiller bancaire ;
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Nom du conseiller financier ;
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Coordonnées de l’institution bancaire ;
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Données médicales.
Afin de créer, d’obtenir et de mettre à jour les dossiers, nos clients doivent signer un formulaire de consentement qui sera ensuite ajouté à leur dossier.
Collecte des renseignements personnels
Les renseignements personnels sont collectés de la manière suivante :
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Sous forme papier, dans les locaux de l’étude;
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Sous forme numérique, stockés sur les serveurs de Pronotaire, logiciel de gestion d’étude, et présents dans nos locaux ou chez notre hébergeur d’infrastructure.
Objectifs du traitement des renseignements personnels
Les renseignements personnels sont recueillis en vue d’atteindre des objectifs clairs, explicites et légitimes. En fonction du contexte, ces renseignements pourront être exploités pour les raisons suivantes :
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Traitement de dossiers;
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Répondre à des obligations légales ou réglementaires;
Protection des renseignements personnels
Les renseignements personnels sont confidentiels et seul le notaire, ainsi que les personnes dûment autorisées par celui-ci et ayant signé un engagement de confidentialité, peuvent y accéder. Ces renseignements peuvent aussi être communiqués lorsque la loi l’exige (ex. autorités compétentes, organes de contrôle ou d’inspection) ou à des fournisseurs qui nous offrent des services (sous-traitants) dans la mesure nécessaire à l’exécution de leurs mandats et conformément à la loi.
Nous prenons des mesures raisonnables pour protéger et sécuriser les renseignements personnels afin d’en préserver la confidentialité et d’éviter toute altération, destruction ou divulgation non autorisée.
Communication hors Québec : Dans le cadre de l’utilisation de certains fournisseurs technologiques (notamment pour la prise de rendez-vous en ligne), il est possible que des renseignements soient traités ou hébergés à l’extérieur du Québec. Le cas échéant, nous prenons des mesures visant à assurer une protection adéquate des renseignements personnels, conformément aux exigences applicables.
Ces mesures sont mises en place durant la période nécessaire aux fins poursuivies conformément à la législation ou à la réglementation applicable. Cependant, il n’existe pas de transmission ou de stockage de renseignements totalement sécurisé.
Par conséquent, une garantie absolue de la sécurité des renseignements transmis ou stockés ne peut être fournie.
Collecte des renseignements personnels via notre site Internet
La collecte automatique : Il se peut que nous recevions automatiquement certains renseignements lorsque vous interagissez avec notre site Internet ou nos courriels.
Nous pourrions, par exemple, connaître :
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Le type de navigateur Internet ou de système d’exploitation que vous utilisez;
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Votre adresse IP;
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Les pages que vous visitez;
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La date et l’heure auxquelles vous accédez à ces pages;
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Le nom de domaine du site Web que vous venez de quitter.
La majorité des renseignements transmis automatiquement entre les ordinateurs ne permettent pas de vous identifier.
Utilisation de témoins (cookies) : Si les paramètres de votre navigateur le permettent, nous pouvons aussi enregistrer certaines données sur votre ordinateur sous la forme de « témoins » (cookies) ou d’autres technologies de pistage ou de traçage.
Les témoins sont des éléments d’information conservés sur votre ordinateur qui nous permettent de le reconnaître chaque fois que vous visitez notre site Internet.
Nous pouvons aussi utiliser les témoins pour transmettre du contenu ou enregistrer des données (pour vous éviter d’avoir à retaper votre mot de passe, par exemple).
Gestion des préférences : Si vous le souhaitez, vous pouvez désactiver les témoins en modifiant les paramètres de votre navigateur Internet. Ce réglage pourrait toutefois vous empêcher d’utiliser pleinement l’ensemble ou certaines des fonctionnalités de notre site Internet.
Selon leur nature, certains témoins peuvent recueillir des renseignements qui, seuls ou combinés à d’autres informations, peuvent permettre de vous identifier (par exemple une adresse IP). Nous utilisons des témoins essentiels au fonctionnement du site. Le cas échéant, nous n’utiliserons des témoins non essentiels (ex. mesure d’audience/marketing) qu’avec votre consentement, lorsque requis.
Renseignements fournis par l’utilisateur : Lorsque vous interagissez avec nous, il peut vous arriver de nous transmettre des renseignements personnels, notamment à l’aide d’un formulaire transmissible en ligne ou par un autre moyen, y compris lors d’une prise de rendez-vous via Microsoft Bookings, par exemple :
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Vos renseignements d’identité (nom et/ou prénom);
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Vos coordonnées (adresse, courriel, numéro de téléphone, etc.);
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Vos renseignements relatifs à votre activité professionnelle (poste, fonction, etc.) que nous pouvons utiliser pour répondre à votre requête ou pour traiter toutes autres demandes d’informations, s’il y a lieu;
Nous ne collectons pas de renseignements personnels ou confidentiels auprès de personnes âgées de moins de 14 ans, sans le consentement exprès d’un parent ou d’un tuteur.
Liens externes : Les liens présents sur notre site Internet peuvent vous rediriger vers d’autres sites externes bien identifiés. Veuillez noter que la présente politique ne concerne que les renseignements personnels collectés et utilisés sur notre site Internet ou par le biais de celui-ci. Nous déclinons toute responsabilité quant au contenu ou aux activités des autres sites Internet accessibles via les liens que nous fournissons, ainsi qu’en ce qui concerne les pratiques de confidentialité de ces derniers. Nous vous recommandons vivement de lire la politique de confidentialité de ceux-ci, comme vous le faites ici, avant de leur communiquer des renseignements personnels.
Conservation et destruction des renseignements personnels : Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pendant le temps nécessaire et conformément à nos obligations légales, suite de quoi, ceux-ci sont détruits ou encore anonymisés, mais uniquement à des fins sérieuses et légitimes.
Conservation des renseignements personnels
Vos renseignements personnels sont conservés aux endroits suivants :
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Notre logiciel de gestion d’étude Pronotaire;
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Des classeurs-voûtes (documents papier).
Possibilités relatives à la protection des renseignements personnels
Les clients peuvent obtenir une copie de la présente politique en tout temps en consultant notre site Internet à l’adresse suivante : www.monnotaire.ca.
Pour accéder à vos renseignements personnels, demander une rectification, ou obtenir de l’information sur nos pratiques, vous pouvez transmettre une demande écrite à notre étude (367, boulevard de l’Ange-Gardien, L’Assomption, Québec, J5W 1S4) ou contacter le responsable de la protection des renseignements personnels à MartinRicard@monnotaire.ca. Nous nous engageons à répondre dans les meilleurs délais et, au plus tard, dans les 30 jours suivant la réception de votre demande.
À tout moment, les clients ont la possibilité de révoquer leur consentement en communiquant avec le responsable de la protection des renseignements personnels. Toutefois, il leur sera expliqué que le fait de ne pas fournir les informations nécessaires pourrait entraver notre capacité à exécuter les tâches pour lesquelles nos services sont sollicités.
Modification de la présente politique
Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique à tout moment. Nous vous informerons des changements en indiquant la date de la dernière mise à jour au début de la présente politique. Vous êtes responsable de consulter notre site Internet afin de prendre connaissance des changements.
Nous vous recommandons vivement de lire la présente politique afin de bien comprendre comment vos renseignements seront utilisés. Toute modification de la présente politique s’appliquera aux renseignements personnels collectés avant la date d’entrée en vigueur de la version modifiée, ainsi qu’à ceux collectés à cette date ou ultérieurement.
Violation de la protection des renseignements personnels
Si nous pensons que les renseignements personnels ont été traités de façon inappropriée, nous réviserons la présente politique et y apporterons les modifications nécessaires. Au besoin, la ou les personnes touchées et notre assureur seront avisés.
Dans le cas où vous souhaitiez exprimer des préoccupations concernant nos procédures de protection des renseignements personnels ou signaler une violation de la présente politique, vous avez la possibilité de déposer une plainte par écrit auprès de notre responsable de la protection des renseignements personnels. Ce dernier entrera en contact avec vous pour obtenir tous les détails pertinents.
Ensuite, notre responsable de la protection des renseignements personnels analysera les circonstances à l’origine de la plainte et déterminera si des ajustements doivent être apportés aux dispositions actuelles de la présente politique.
Droit d’accès ou de rectification
Vous avez un droit d’accès ou de rectification de vos renseignements personnels. Si vous souhaitez avoir accès à vos renseignements personnels ou encore demander de faire rectifier ceux-ci, vous pouvez nous écrire à l’adresse de l’étude notariale ci-dessus indiquée, à l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels.
Questions ou commentaires et plaintes
Si vous souhaitez nous faire part de vos questions ou commentaires concernant la présente politique ou son application, veuillez nous écrire à l’adresse de l’étude ci-dessus indiquée, à l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels.
Nous nous engageons à vous répondre dans les meilleurs délais afin de vous informer des mesures prises ou prévues en réponse à vos questions ou à vos commentaires.
Si vous souhaitez déposer une plainte, vous pouvez contacter la Commission d’accès à l’information du Québec en cliquant sur le lien suivant : https://www.cai.gouv.qc.ca/a-propos/nous-joindre/. Nous vous invitons toutefois à contacter d’abord la responsable de la protection de la confidentialité des renseignements personnels de notre étude.
Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé
La loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé s’applique à l’égard des renseignements personnels qu’une entreprise recueille, détient, utilise ou communique à des tiers, peu importe le support ou encore la forme sous laquelle les renseignements personnels sont détenus.
Responsable de la confidentialité des renseignements personnels :
Nom : Me Martin Ricard, notaire
Téléphone : (450) 589-4721
Adresse courriel : MartinRicard@monnotaire.ca
